Все бухгалтеры по поручению учредителя или руководителя стремятся сокращать расходы на закупки и тратя деньги только на первоочередные нужды. Однако отсутствует единый список таких расходов и разъяснений о том, где можно сэкономить. В большинстве случаев это будет зависеть от личного решения главбуха, за которое ему придется отвечать. Мы предложили реальные способы экономии. С нашими советами вы сможете принять обоснованное решение.

Мы собрали разные способы экономии, даже такие, с которыми удастся выгадать лишь пару тысяч рублей. Но каждая копейка на счету, поэтому рассматривайте любые варианты и используйте те, которые подходят вам больше. Также вы можете ознакомиться с картой России, которая демонстрирует экономию по контрактам, заключенным учреждениями в этом году. Карта динамическая, и информация об относительной экономии в разрезе субъектов РФ обновляется почти ежедневно.

Какие расходы относятся к первоочередным

Первоочередные расходы — это затраты, без которых работа учреждения остановится. Перечень товаров и услуг первой необходимости пока не утвердили. Поэтому учреждения вправе тратить средства на свои нужды, главное — грамотно обосновать закупки.

Сколько уже сэкономили регионы РФ на закупках

Ниже рисунок карта России с экономией денег по контрактам, которые учреждения заключали в этом году. Это официальные данные на 03 марта с сайта zakupki.gov.ru. Сведения постоянно обновляются. Это может быть вашим подспорьем в разговоре с руководителем или учредителем на счет отсутствия денег в бюджете.

Карта России со сведениями от относительной экономии по контрактам на 3 марта

Расходы на какие закупки пересмотреть

Теперь о том, на чем можно экономить и как это сделать. Самое первое, что приходит на ум, — сократить расходы на благоустройство, мероприятия, рекламу и командировки. Ниже в перечне посмотрите всевозможные варианты, даже неочевидные.

Моющие и чистящие средства. Есть трудозатратный, но эффективный способ расчета. Чтобы рассчитать потребность учреждения в дезинфицирующих средствах, предлагаем воспользоваться расчетчиком. В нем зашиты формулы, которые позволяют определить потребность в моющем средстве для ежедневных и генеральных уборок, обеззараживания уборочного материала и дезинфекции санитарно-технического оборудования.

Предварительно вам следует измерить площадь помещения и взвесить уборочный материал. Подготовительные работы трудозатратные, но если один раз собрать необходимую информацию, то будете пользоваться ею не один год. Так вы избавитесь от нерационального использования средств и сэкономите деньги учреждения.

После того как соберете данные, впишите их в пустые поля и нажмите кнопку «Рассчитать». В итоге получите точные данные для вашего учреждения.

Хозтовары. Можно сократить расходы на туалетную бумагу, ведра, лопаты и т. д. По всем товарам введите нормирование. Нормы определите опытным путем, так как типовых норм нет.

Чтобы рассчитать необходимое количество туалетной бумаги на год, нужны два показателя: количество людей и количество дней в месяце. В данные о количестве людей включите сотрудников из табеля учета рабочего времени, граждан, которые выполняют работу по ГПД, учащихся. При расчете учитывайте периоды отсутствия людей, например каникулы.

Количество дней зависит от того, какой режим работы установлен в вашем учреждении: пятидневная или шестидневная рабочая неделя. Если в учреждении комбинированный режим работы, рассчитайте показатели для обоих.

Определить потребность в туалетной бумаге можно двумя способами. При этом надо сделать помесячный или общий расчет на год сразу. Помесячный удобнее, если вы уверены, что число сотрудников, учеников и исполнителей по ГПД будет варьироваться. Если штат маленький и не планируется его расширять, можно сделать общий расчет на год.

Первый способ рассчитать потребность в туалетной бумаге — руководствоваться исследованием, которое провели американцы. Из него следует, что один рулон однослойной бумаги человек использует в течение 18 дней и на день нужно 0,06 рулона. То есть расчет делайте по формуле:

Пример 1. В учреждении работает 150 сотрудников. Нужно рассчитать необходимое количество туалетной бумаги до конца 2025 года. Разберем оба варианта расчета.

Сотрудники работают по пятидневной рабочей неделе. Для удобства покажем в таблице, как определить, сколько нужно туалетной бумаги на месяц.

Общий расчет на год. Для этого надо взять число рабочих дней за весь год. В 2025 году будет 247 рабочих дней. Расчет будет таким: 247 раб. дн. × 150 чел. × 0,06 шт. = 2223 шт.

Второй способ — установить норму на человека. В ведомственных нормативах можно найти две нормы расхода туалетной бумаги на человека: один рулон (75 м) на месяц или один рулон (50 м) на месяц. Тут расчет будет еще проще: количество сотрудников нужно умножить на 12 месяцев.

Иногда туалетной бумагой протирают столы, раковины, сиденья на унитазе и прочие места, поэтому к полученному результату можно добавить еще 10 процентов. Выбранный вами вариант пропишите в учетной политике, чтобы при проверке не было претензий.

Канцтовары. Расход канцтоваров во многом зависит от специфики деятельности конкретных подразделений учреждения. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем службе безопасности. Потребность в канцтоварах различается и по должностям. Однако планирование и учет расходования канцтоваров целесообразнее вести по отделам, а не по должностям.

Нормы расхода можно установить как в стоимостной оценке, так и в количественной. Поскольку цены растут, логичнее объем необходимых средств посчитать на основе количественных норм. Провести точный расчет нужного количества канцтоваров невозможно, ведь на это влияет множество факторов. Советуем использовать нормативы различных ведомств. Предлагаем вам изучить нормативы, утвержденные для ФСИН, и адаптировать их под себя (приказ ФСИН от 15.10.2010 № 438).

Чтобы сэкономить на коммуналке, можно в обеденный перерыв по графику вырубать свет во всем учреждении. Час без света — хорошая экономия

Благоустройство. В ближайший год можно обойтись без новых бордюров, газонов, клумб и т. д. Если в учреждении есть активные и небезразличные сотрудники, переговорите с ними. Возможно, часть работ активисты возьмут на себя. Мотивация тут простая: если хотим сохранить работу и получать зарплату, придется чем-то жертвовать. В данном случае личным временем и физическими усилиями.

Мероприятия. В условиях ограничений откажитесь от проведения мероприятий: семинаров, вебинаров, круглых столов. Сократите представительские расходы. Исключение — если проведение мероприятий связано с выполнением госзадания. В этом случае проанализируйте смету на мероприятие. Сократите расходы на количество раздаточных материалов, кофе-паузу, рекламу, цветы, подарки.

Реклама. Откажитесь от дорогих баннеров, рекламных щитов. В условиях экономии ограничьтесь бюджетными решениями: заведите страничку в соцсетях, городских пабликах. Поручите ответственному сотруднику ежедневно публиковать информацию о своих услугах, акциях. Чтобы привлечь больше аудитории, делитесь полезными и интересными постами о работе учреждения.

Проводите опросы, чтобы узнать потребности людей. Например, театрам можно активно коммуницировать с аудиторией через соцсети. Организуйте прямые эфиры по закулисью, размещайте анонсы премьерных спектаклей, сообщайте о спектаклях завтрашнего дня. Все это позволит, с одной стороны, сократить расходы на рекламу, с другой — привлечь потенциальных клиентов и увеличить доходы.

Аренда. Проверьте эффективность использования площадей. Оцените возможность отказа от арендуемых объектов. Пересадите сотрудников смежных подразделений в один кабинет. Так вы не только сократите расходы на аренду, но и оптимизируете рабочие процессы.

При изменении рабочего пространства учтите санитарные требования. Например, в административных зданиях норма площади на одного работника управления — от 4 до 6 кв. м (СНиП 2.09.04-87).

Охрана. Подготовьте экономическое обоснование расходов на охрану. Выясните, что выгоднее: иметь в штате сторожей или заключать контракт со специализированной организацией.

При экономии на утилизации не забывайте о сроке хранения. Хранить имущество для утилизации можно не больше 11 месяцев со дня образования отходов (п. 56 приказа Минприроды от 11.06.2021 № 399). Именно такой период техника, ожидающая утилизации, может числиться за балансом на счете 02.

Пример 2. Как учреждение в Волгоградской области определило экономию расходов на охрану

По нормативам штатной численности учреждения Волгоградской области на 2022 год штатная укомплектованность по должности «сторож (вахтер)» должна составлять 4,5 единицы.

Общая площадь охраняемой территории составляет 8067,8 кв. м:

• административный корпус — 793 кв. м;
• корпус ОДСР — 1127,8 кв. м;
• гаражи — 75,44 кв. м;
• отдельно стоящее здание — 15,56 кв. м;
• прилегающая территория — 6056 кв. м.

В учреждении установлена кнопка экстренного вызова вневедомственной охраны и система видеонаблюдения.

Исходные данные для расчета такие, как в таблице ниже.

Фонд зарплаты равен 484 923,96 руб., из них: по коду 211 КОСГУ — 372 445,44 руб.; по коду 213 КОСГУ — 112 478,52 руб.

Фонд среднемесячной зарплаты с начислениями на оплату труда составит 20 205,17 руб., без начислений — 15 518,56 руб.

Это выгоднее, чем заключать договор со специализированной организацией. Стоимость 24-часового поста охраны в час (2022 год) составляет 219,01 руб/ч. За период с 1 июля по 31 декабря 2022 года учреждение заплатит 967 162,29 руб.

Сразу скажем, что не все учреждения смогут в штате иметь сторожей. Это зависит от того, какой учреждению присвоили класс опасности. Например, если учреждение относится к четвертой, самой беспроблемной категории опасности, то оно вправе иметь в штате сторожей.

Страховые взносы (единый налоговый платеж). Пересмотрите ваши договоры гражданско-правового характера. Вместо них можно заключить договоры с самозанятыми. Особый статус этих граждан освобождает учреждение от обязанности исчислять и удерживать НДФЛ, а также позволяет сократить расходы на страховые взносы. Если заключить договор с самозанятым, уйдут расходы на взносы.

Проведите сверку с налоговой, ПФР, ФСС и представителями Росприроднадзора. Если есть переплата, зачтите ее в счет предстоящих платежей или верните

Командировки. Сократите количество командировок, многие вопросы можно решать с помощью средств связи. Вместе с кадровиком пересмотрите план-график командировок. Если поездку отменить нельзя, оптимизируйте расходы: промониторьте цены на проезд, каким транспортом дешевле добраться до места командировки; покупайте билеты по невозвратным тарифам; сократите дни пребывания в командировке для оптимизации расходов на проживание и суточные.